Social Hackers LabFinancements européens
Atelier · Budget & gestion Erasmus+
Construire son budget et les outils de suivi
Un guide pas à pas pour bâtir un budget prévisionnel solide et piloter un projet Erasmus+ : de la planification financière à la mise en œuvre, en passant par la coordination des partenaires et le respect des exigences européennes.
Les fondamentaux
5 principes de référence à connaître
Avant de se lancer dans la construction du budget, cinq règles structurent tout financement européen.
Non-rétroactivité
Aucune dépense engagée avant la date officielle de début du projet n’est éligible.
(Non) soumission multiple
Un même projet ne peut être déposé qu’une seule fois, auprès d’une seule agence, pour un même appel.
Financement non cumulatif
Les mêmes coûts ne peuvent pas être financés deux fois par des fonds européens.
Non-profit
La subvention ne peut pas générer de bénéfice pour les organisations bénéficiaires.
Cofinancement
La subvention ne couvre pas 100 % des coûts : une part reste à la charge des partenaires.
Poser les bases
Analyse des besoins & séquençage
Deux étapes trop souvent négligées, alors qu’elles font la différence entre un projet retenu et un projet rejeté.
Détailler son analyse des besoins
Les projets rejetés le sont souvent à cause d’une analyse des besoins trop générale. Travaillez-la avec votre partenaire.
- Identifier les changements, manques et améliorations souhaités.
- Une analyse essentielle, fondée sur des preuves.
- Elle permet de planifier et de mettre en œuvre le projet.
- Les objectifs doivent répondre à ces besoins.
Séquencer son projet en activités
- Soyez précis dans la présentation des activités (workpackages).
- Votre projet doit compter 3 à 5 workpackages maximum.
- 1 module dédié à la gestion de projet (budget ≤ 20 % de la subvention).
- N’oubliez pas d’intégrer les frais de communication dans les activités.
- Ajoutez en annexe un planning des activités (diagramme de Gantt).
Workpackages
Détailler les activités
Quelles activités sont éligibles, où et quand elles peuvent se dérouler.
Règles d’éligibilité
- Seules les personnes des structures partenaires du projet sont éligibles aux activités.
- Les activités doivent se dérouler pendant la période contractuelle.
- Et dans les pays des structures du partenariat.
- Les activités de dissémination peuvent avoir lieu lors d’événements transnationaux thématiques ciblés, partout dans le monde.
Exemples d’activités éligibles
- Activités d’apprentissage, d’enseignement et de formation.
- Réunions et événements (hors réunions de gestion de projet).
- Productions de livrables : publications, matériaux, documents, outils, produits…
- Activités visant à partager les résultats du projet.
- Développement informatique (ex. création de site web).
Mesurer l’impact
Définir les indicateurs
Des indicateurs clairs permettent de démontrer, chiffres à l’appui, que le projet atteint ses objectifs.
Indicateur quantitatif
Définit des informations mesurables sur des quantités et des faits ; il peut être vérifié mathématiquement.
Indicateur qualitatif
Décrit les événements, les raisons, les causes, les effets, les expériences… Il peut être rendu quantitatif grâce à des méthodes de notation.
1 000 visites sur un site internet d’ici décembre 2023.
500 visites en juillet, 750 en octobre, 1 100 en décembre 2023.
Le budget
La typologie des dépenses
Les grandes catégories de coûts mobilisables dans un projet Erasmus+.
- Gestion de projet et mise en œuvre.
- Frais d’organisation / soutien organisationnel.
- Soutien de la mobilité / frais de séjour.
- Production intellectuelle : modules de formation à distance, programmes ou mallettes pédagogiques, créations ludiques, productions audiovisuelles (+ contenu), outils d’orientation.
- Coûts exceptionnels : prestation extérieure ne pouvant être réalisée par l’un des partenaires.
- Coûts des besoins spécifiques : pour les personnes en situation de handicap.
Justifier & archiver
Annexes & pièces justificatives
Les documents à joindre au projet et les preuves à conserver pour chaque type de dépense.
| Type de dépense | Pièce justificative à conserver |
|---|---|
| Voyage | Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil, titre de transport, déclaration de l’organisation d’accueil. |
| Frais de séjour | Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil. |
| Frais d’organisation / soutien organisationnel | Déclaration signée par l’organisation d’accueil (attestation de présence) comportant toutes les mentions requises contractuellement. |
| Frais de cours / d’inscription | Preuve de l’inscription et du paiement (facture ou déclaration signée par le prestataire de cours). |
| Gestion et mise en œuvre du projet | Rapport final. |
| Réunions transnationales | Attestation de présence signée par l’organisation d’accueil, titres de transport. |
| Productions intellectuelles | Fiche individuelle de temps investi pour chaque intervenant déclaré, signée par le représentant légal. |
| Événements de dissémination | Rapport final (description de l’événement), liste d’émargement signée par chaque participant, programme et documentation de l’événement. |
Toutes ces pièces justificatives sont à conserver pendant 3 ans.
Le parcours complet
Les ateliers
Quatre ateliers pour monter un projet européen de bout en bout, du repérage des financements à la construction du budget.
Social Hackers Lab
Un budget à bâtir ? Avançons ensemble.
Social Hackers Lab incarne une approche de transformation sociale fondée sur le hacking social. En détournant des méthodes issues du numérique pour les adapter aux besoins d’inclusion et de développement, Social Hackers Lab relève les défis sociaux et environnementaux à travers des actions concrètes et collaboratives, guidées par la vision d’un avenir plus juste et durable.
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